HC Business Systems
Automatiza la atención de tu negocio con IA y recupera el control de tu tiempo y de tus clientes.
Construimos el sistema que contesta, registra y da seguimiento a cada persona que pregunta por tus servicios. En alrededor de 30 días, sin contratar a nadie más y sin cambiar la forma en que ya trabaja tu equipo.
Qué cambia en tu negocio
Seis cosas que dejan de pasar cuando el proceso está automatizado.
Pasa el cursor o toca cualquiera para ver qué significa en el día a día. Van cambiando solas.
Beneficio 01
Nadie espera hasta mañana
Quien pregunta a las nueve de la noche recibe respuesta a las nueve de la noche: precios, horarios, qué incluye, si hay lugar esta semana. La decisión de comprar se toma cuando el cliente está pensando en eso, no dos días después.
Cómo está hecho por dentro
Un sistema no es un robot suelto contestando lo que se le ocurra.
Son cuatro piezas encadenadas. Cada una deja rastro, y en cualquiera de ellas tu equipo puede meter mano.
01 — ENTRA
La consulta
Un mensaje de WhatsApp, un formulario, una llamada perdida, un comentario en redes.
02 — DECIDE
La regla
Qué está preguntando, qué puede contestarse solo y qué tiene que ver una persona sí o sí.
03 — ACTÚA
La respuesta
Contesta, agenda, cotiza o pasa el caso a quien corresponde en tu equipo.
04 — REGISTRA
El rastro
Queda escrito qué pasó, cuándo y con quién. Eso es lo que permite dar seguimiento después.
El paso 4 es el que casi nadie construye, y es el único que convierte una conversación suelta en un cliente al que puedes volver a buscar en tres semanas.
Según tu giro
Elige el tuyo y mira qué cambia.
Lo que pasa hoy
- Recepción contesta entre paciente y paciente, y a las 7 pm ya nadie lee el WhatsApp.
- El que preguntó por un tratamiento caro recibió el precio y jamás se le volvió a escribir.
- Las citas de la semana se confirman a mano, una por una, o no se confirman.
- Con dos sucursales, cada una tiene su número y nadie ve el panorama completo.
Lo que queda armado
- Respuesta inmediata a las preguntas de siempre: precios, horarios, si aceptas su seguro.
- Al que pidió presupuesto se le da seguimiento a los 3 y a los 10 días, sin que nadie se acuerde.
- Recordatorio automático el día antes de la cita, que es lo que baja las ausencias.
- Un solo tablero con los pacientes de todas las sucursales.
Lo que pasa hoy
- Las urgencias de la noche se pierden porque el teléfono está cerrado.
- Nadie avisa que a Rocky ya le toca su vacuna anual.
- El dueño pregunta por una cirugía, le dan el precio y ahí muere.
- El historial de cada mascota vive en una libreta o en la cabeza del veterinario.
Lo que queda armado
- Fuera de horario alguien contesta, filtra si es urgencia real y agenda para el día siguiente.
- Aviso automático de vacunas, desparasitación y revisiones por cumplirse.
- Seguimiento al presupuesto de cirugía hasta que el dueño diga sí o no.
- Cada mascota con su ficha y su historial, no en una libreta.
Lo que pasa hoy
- Entran consultas de tres portales y cada asesor atiende las suyas como puede.
- El que preguntó por una casa en enero ya nadie lo volvió a contactar en marzo.
- Se agendan visitas con gente que ni siquiera califica para el crédito.
- Si un asesor se va, se lleva su cartera en su teléfono.
Lo que queda armado
- Todas las consultas caen en un solo lugar y se reparten con regla, no por quien las vio primero.
- Las preguntas de filtro se hacen antes de gastar una visita: presupuesto, plazo, crédito.
- Al que no compró ahora se le vuelve a escribir en 30, 60 y 90 días.
- La cartera es de la inmobiliaria, no del teléfono del asesor.
Lo que pasa hoy
- La misma pregunta veinte veces al día: qué documentos llevo, cuánto cuesta, cuánto tarda.
- El cliente llega sin los papeles completos y se pierde la cita entera.
- Los expedientes en trámite avanzan sin que nadie le avise al cliente.
- El correo de la notaría lo revisa una persona, cuando puede.
Lo que queda armado
- Las preguntas repetidas se contestan solas, con la lista de documentos según el trámite.
- Antes de la cita se confirma que traiga todo, y si falta algo se le dice.
- El cliente recibe aviso cuando su expediente cambia de etapa.
- Todo lo que entra queda registrado, sin depender de quién abrió el correo.
Sin letras chiquitas
Qué te vamos a pedir y qué te vamos a entregar.
Casi nadie publica esto, y es lo primero que uno quiere saber antes de meter a un desconocido en su operación.
Lo que te pedimos
- Una primera llamada corta con quien toma la decisión, no con quien contesta el teléfono. Sin costo: platicamos de tu negocio y tú decides si quieres dar el paso.
- Si lo das, un formulario que te mandamos por correo con preguntas sobre cómo opera tu negocio: por dónde entran tus clientes, quién los atiende y qué pasa cuando no compran. Con eso preparamos tu diagnóstico.
Nada comprometedor. No pedimos contraseñas, accesos, datos de tus clientes ni tus números financieros.
Lo que recibes
- El diagnóstico de los puntos concretos donde se te están yendo clientes, presentado en la auditoría y por escrito.
- Qué tendría sentido construir, en qué orden, y qué no vale la pena tocar.
- El costo de implementarlo, cerrado, antes de que decidas nada.
- Si decides seguir: el sistema armado, conectado y probado. El plazo típico es de unos 30 días, y se ajusta según el tamaño del proyecto.
La primera llamada no cuesta. La auditoría —la videollamada de 45 a 60 minutos donde te presentamos el diagnóstico— cuesta $499 USD y se te descuenta íntegra si decides implementar.
Cómo se ve la implementación
Semana por semana, para que sepas qué esperar.
Revisamos por dónde entran tus clientes, cuánto tardan en recibir respuesta y qué pasa con los que no compran. Cierra con el diagnóstico en tus manos.
Armamos el punto de captación y la respuesta inicial. Aquí es donde se decide qué contesta el sistema y qué se pasa a una persona.
Conectamos el registro y las secuencias de seguimiento. Los que no compraron dejan de desaparecer.
Lo probamos con casos reales, ajustamos lo que conteste raro y entrenamos a tu equipo. Te queda funcionando y documentado.
Estas cuatro semanas son el caso típico. El plazo real depende del tamaño de tu empresa y de cuántas piezas haya que construir: una sucursal con un solo canal de entrada avanza más rápido que cinco sucursales con varios números y una agenda que conectar. La fecha la fijamos en la auditoría, con el alcance ya definido.
Preguntas frecuentes
Lo que conviene saber antes de agendar.
¿Cuánto cuesta?
Empezamos con una primera llamada sin costo, para platicar de tu negocio y ver si tiene sentido seguir.
Si quieres dar el paso, la auditoría cuesta $499 USD: una videollamada de 45 a 60 minutos donde te presentamos el diagnóstico completo de cómo estás captando y dando seguimiento hoy, con hallazgos concretos y qué habría que cambiar. Ese monto se te descuenta íntegro si decides implementar.
La implementación se cotiza por alcance, después de la auditoría: depende de cuántos puntos de captación haya que construir, cuántas sucursales entran y qué tanto seguimiento necesitas.
¿Cuánto tarda?
El objetivo es tener el sistema funcionando en unos 30 días, repartidos en cuatro semanas: auditoría, construcción, seguimiento, y pruebas con entrega.
Es un aproximado, no una promesa cerrada. El plazo real depende del tamaño de tu empresa y del alcance: no es lo mismo una sucursal con un canal de entrada que cinco sucursales con varios números y una agenda que conectar. La fecha exacta te la damos en la auditoría, cuando ya sabemos qué hay que construir.
¿Tengo que cambiar mi página web o las herramientas que ya uso?
No. No rediseñamos sitios web. Y si ya usas algo que te funciona —una agenda, un sistema de expedientes, un CRM— lo conectamos en lugar de reemplazarlo.
¿Esto reemplaza a mi recepcionista?
No, y no deberías querer eso. Lo que hace es quitarle de encima lo repetitivo —las mismas cinco preguntas, los recordatorios, el seguimiento que nunca alcanza a hacer— para que pueda atender bien a quien tiene enfrente.
Las conversaciones que necesitan criterio humano se le pasan a tu equipo, con reglas que definimos contigo.
¿El sistema es mío o queda amarrado a ustedes?
Es tuyo. Se monta sobre plataformas estándar del mercado y en cuentas a tu nombre. Si algún día dejamos de trabajar juntos, te queda funcionando y cualquier técnico puede darle mantenimiento.
¿Y si mi negocio todavía es chico?
Te lo decimos de frente en la llamada. Si hoy te llegan muy pocas oportunidades al mes, primero te conviene generar demanda, no automatizar el seguimiento de algo que casi no pasa.
Preferimos decírtelo en la auditoría que cobrarte una implementación y que a los tres meses no veas diferencia.
Empecemos por una llamada.
Platicamos de tu negocio, sin costo y sin compromiso. Si te hace sentido, el siguiente paso es la auditoría con tu diagnóstico.
Agenda una primera llamadaAuditoría primero. Sistema después.